การสื่อสารทางธุรกิจ: ลักษณะทั่วไปลักษณะและข้อผิดพลาด
เราอยู่ในสังคมที่มีการกำหนดค่าส่วนใหญ่ของตลาดแรงงานขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น บริษัท ข้ามชาติที่มีขนาดใหญ่ SMEs ธุรกิจครอบครัวหรือแม้กระทั่งบริการส่วนบุคคลทุกคนต้องคำนึงถึงองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับการอยู่รอดของพวกเขาคือการเชื่อมโยงกันในองค์กรและการสื่อสารระหว่างกันเพื่อที่จะเข้าร่วมกับกองกำลังและมุ่งสู่เป้าหมายร่วมกัน
ในแง่นี้เราสามารถยืนยันได้ การสื่อสารทางธุรกิจเป็นองค์ประกอบหลักเมื่อองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันมีความซับซ้อนบางอย่างทำงานได้อย่างถูกต้องและสามารถปรับตัวและอยู่รอดได้ และเกี่ยวกับการสื่อสารครั้งนี้เกี่ยวกับสิ่งที่เราจะพูดถึงในบทความนี้
- บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร: อาชีพที่มีอนาคต"
การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?
เป็นการสื่อสารทางธุรกิจกับชุดกระบวนการที่ดำเนินการโดย บริษัท หรือบางส่วนเพื่อให้ข้อมูลการเดินทางทั้งภายในระหว่างแผนกต่างๆหรือตำแหน่งงานของ บริษัท หรือในกรณีที่เราพูดถึงการสื่อสารของ บริษัท กับภายนอก
เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าตามกฎทั่วไปการสื่อสารดังกล่าวไม่ได้หมายถึงความสามารถในการเผยแพร่ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อเท็จจริงที่ได้รับ: เรากำลังเผชิญกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน .
การสื่อสารทางธุรกิจที่ดีช่วยให้สมาชิกทุกคนของ บริษัท สามารถมีแรงจูงใจและการกระทำของพวกเขาจะเป็นที่รู้จักได้ลดความไม่แน่นอนของทั้งคนงานและผู้นำในเรื่องสถานะเดียวกัน นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการปฏิสัมพันธ์และปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน นอกเหนือจากการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและช่วยให้สามารถทำปฏิกิริยาได้ดียิ่งขึ้นในกรณีใด ๆ
วัตถุประสงค์ทั่วไป
วัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางธุรกิจสามารถเข้าใจได้ง่าย ในทางตรงข้ามก็ช่วยให้สามารถสร้างองค์กรที่สอดคล้องกันรวมถึงข้อมูลและผลการดำเนินงานที่ได้รับจากหน่วยงานหรือคนงานที่แตกต่างกันรวมถึงวัตถุประสงค์และวิสัยทัศน์ของ บริษัท ในการสร้างและส่งข้อมูล
ด้วย ช่วยให้เข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังของคนงานแต่ละคน เช่นเดียวกับความเข้าใจในความเป็นจริงที่แต่ละคนต้องเผชิญ นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกให้ทุกคนทำงานในทิศทางเดียวกันและสามารถเรียนรู้วิธีการใหม่ ๆ ในการปฏิบัติหน้าที่ของตนเองได้
ในระดับสื่อสารมวลชนกับโลกภายนอกการติดต่อทางธุรกิจถือเป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อสื่อและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท ตลอดจนวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายและประเมินความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้ยังช่วยให้เราสามารถเรียนรู้ที่จะดึงดูดผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและประเมินการเปลี่ยนแปลงโดยธรรมชาติในสังคมที่มีพลวัตรและมีชีวิตชีวาในสิ่งที่เราอาศัยอยู่บางสิ่งบางอย่างพื้นฐานเพื่อคาดการณ์และเผชิญกับความยากลำบากที่เป็นไปได้และปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อม
เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ บริษัท จำเป็นต้องสร้างช่องทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับเรื่องนี้รวมทั้งเพิ่มขีดความสามารถในการส่งผ่านข้อมูลด้วยการกระทำการสร้างวิธีการสื่อสารและ ทำงานอย่างแข็งขันเพื่อไม่ให้เกิดความไม่แน่นอน เกี่ยวกับสิ่งที่ขอและขอภายในองค์กร
รวมทั้งประเมินความต้องการและความคิดของคนงานที่แตกต่างกันด้วย การเอาใจใส่เป็นพื้นฐานเช่นเดียวกับระเบียบที่ดีและการวางแผนกลไกการสื่อสาร
- บางทีคุณอาจสนใจ: "เอกลักษณ์องค์กร: อะไรคืออะไรและจะกำหนดองค์กรอย่างไร"
การสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่างๆ
ไม่ใช่ทุก บริษัท และองค์กรสื่อสารในลักษณะเดียวกันและมีอยู่ ประเภทต่างๆและการจำแนกประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ต่างๆ
1. ภายในและภายนอก
ข้อแรกคือการสร้างความแตกต่างระหว่างการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกซึ่งเป็นเรื่องแรกที่เกิดขึ้นระหว่างหน่วยงานและพนักงานของ บริษัท และกลุ่มที่สองซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างการติดต่อสื่อสารกับสิ่งแวดล้อม
2. แบบสองทิศทางและแบบโมโนพิวเตอร์
นอกจากนี้เรายังสามารถหารูปแบบการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจที่มีระดับการติดต่อสื่อสารที่มากขึ้นหรือน้อยลงซึ่งสามารถหาได้จากการสื่อสารแบบสองทิศทางตามปกติซึ่งผู้ส่งและผู้รับโต้ตอบและแลกเปลี่ยนข้อมูลกันไปจนกว่าจะมีการส่งข้อความเดียว โดยทั่วไปจากตำแหน่งของอำนาจไปยังผู้รับที่ไม่มีทางเลือกในการตอบกลับ .
3 ขึ้นไปลงและแนวนอน
ภายในการสื่อสารภายในองค์กรขององค์กรเราสามารถหาข้อมูลขนาดใหญ่ได้สามประเภทขึ้นอยู่กับจุดเริ่มต้นของข้อมูลและตำแหน่งระหว่างผู้ส่งและผู้รับในการติดต่อสื่อสารเดียวกัน เราพูดถึงการสื่อสารที่ลดระดับลงเมื่อการสื่อสารถูกดำเนินการจากผู้ส่งที่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าผู้รับ
เมื่อเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาที่ส่งข้อความถึงหัวหน้าของเขาเราจะพูดถึงการสื่อสารที่สูงขึ้น ในทั้งสองกรณีเราจะประสบกับประเภทของการสื่อสารแบบแนวตั้งนั่นคือการสื่อสารซึ่ง วิชาที่รักษาความสัมพันธ์ที่ไม่เท่ากัน ในแง่ของอำนาจ (มีลำดับชั้นระหว่างพวกเขา)
การสื่อสารที่ดีอีกอย่างหนึ่งคือการสื่อสารในแนวนอนซึ่งสร้างขึ้นระหว่างบุคคลที่มีตำแหน่งเดียวกันและอยู่ในลำดับชั้นเดียวกัน
4. ทางการและไม่เป็นทางการ
ในที่สุดเราควรสังเกตว่าในการสื่อสารทางธุรกิจเราสามารถหาช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันได้ 2 รูปแบบคือทางการและไม่เป็นทางการ ประการแรกคือด้านเทคนิคมักได้รับการปฏิบัติและเชื่อมโยงกับงานด้วยตัวเองเป็นประเภทของการสื่อสารที่ให้เกียรติและมุ่งเน้นไปที่เหตุผลและวัตถุประสงค์ของ บริษัท
ในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ, มีการสื่อสารที่ยืดหยุ่นและเป็นธรรมชาติมากขึ้น มุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและมักมีผลกระทบมากที่สุดต่อสวัสดิการในการทำงาน หลังแตกต่างกันมากขึ้นอยู่กับผู้ที่ดำเนินการออกและสามารถข้ามสถานที่ทำงานได้ยากที่จะควบคุมโดยองค์กร
ภัยคุกคามที่เป็นไปได้ในการสื่อสารที่ดี
ความเป็นจริงในการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพถือเป็นพื้นฐาน แต่ไม่ใช่เรื่องง่าย และต้องคำนึงถึงการดำรงอยู่ของความแปรปรวนในระดับสูงในสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นเช่นเดียวกับการดำรงอยู่ของ ความเข้าใจผิด misuses และความยากลำบากในการสื่อสารของ บริษัท .
1. ขาดความสม่ำเสมอ
หนึ่งในปัจจัยที่มีอิทธิพลมากที่สุดที่การสื่อสารมีประโยชน์มากคือความน่าเชื่อถือของผู้ออกและการพิจารณาที่แสดงต่อผู้รับข้อความตัวอย่างเช่นเรื่องนี้อาจเกิดขึ้นจากความไม่สอดคล้องระหว่างสิ่งที่กล่าวและสิ่งที่พูด จะทำไม่ใช่การรักษาผู้ออก วิธีการแสดงที่สอดคล้องกับข้อความที่ออก .
หลังสามารถเกิดขึ้นได้ในคนงานของ บริษัท โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งตามลำดับชั้นหรือถ้าพูดคุยกับผู้บังคับบัญชาผู้ใต้บังคับบัญชาหรือบุคคลระดับเดียวกันในลำดับชั้นและก่อให้เกิดผลกระทบร้ายแรงต่อทั้งสองเรื่อง (ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ อาจถูกตัดสินว่าไม่ดีหรือแม้แต่ถูกไล่ออก) สำหรับองค์กร (สร้างระดับความไว้วางใจในตัวบุคคลและในกรณีที่มีตำแหน่งสูงแม้ในองค์กร)
ในทางเดียวกันและตัวอย่างเช่นในกรณีของ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีหน่วยงานจำนวนมากถ้ามีความแตกต่างระหว่างตัวเลขของอำนาจหรือการอ้างอิงภายใน บริษัท อาจ อาจก่อให้เกิดสถานการณ์ที่คนงานไม่ค่อยรู้ว่าผู้นำคนใดควรปฏิบัติตาม , บางสิ่งบางอย่างที่สามารถสร้างความไม่พอใจและความไม่ไว้วางใจ
ในทำนองเดียวกันจำเป็นต้องระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งกับความสามารถในการตีความข้อความได้เนื่องจากการดำรงอยู่ของความสับสนอาจทำให้หน่วยงานหรือคนงานต่าง ๆ มาตีความสิ่งที่ตรงกันข้ามได้ การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไรเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรภายในและการเชื่อมโยงกันเป็นไปได้เพื่อให้ข้อความที่ไม่ชัดเจนด้วยการตีความที่แตกต่างกันอาจทำให้เกิดความไม่แน่นอนและข้อสงสัยที่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับผู้รับข้อความ
2. ขาดการเชื่อมต่อทางอารมณ์
ปัญหาอื่น ๆ สามารถพบได้ในทางที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นในบางองค์กรอาจมีปัญหาในการสร้างความรู้สึกของสิ่งที่แนบมาทางอารมณ์ซึ่งในคนงานอาจสร้างความมุ่งมั่นและผลผลิตลดลงและผู้ใช้ขาดความสนใจและค้นหาทางเลือกอื่น ๆ จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับทุกสิ่งทุกอย่างที่ทำ และแม้กระทั่งสิ่งที่ไม่ได้เป็นพื้นฐานการสื่อสาร
ดังนั้นข้อความนั้นมีความสำคัญไม่เพียง แต่ยังเป็นวิธีที่ส่งผ่านไปด้วยเช่นกันไม่เหมือนกันหรือมีความรู้สึกเหมือนกันอีเมลในรูปแบบการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการค้นหารายชื่อจริง
3. ไม่เข้าใจบริบท
ควรมีมูลค่า การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันและความก้าวหน้าทางสังคม เช่นเดียวกับลักษณะเฉพาะของสถานการณ์เอง ยกตัวอย่างเช่นในสังคมโลกาภิวัฒน์และเมื่อเทคโนโลยีใหม่ ๆ สามารถสื่อสารกับผู้คนจำนวนมากได้ในเวลาเดียวกันอาจจำเป็นต้องวิเคราะห์และลงทุนในนโยบายการสื่อสารที่คำนึงถึงพลังของเครือข่าย และวิธีการอย่างถูกต้องส่งข้อมูลที่ต้องการนอกจากการประเมินการติดต่อกับลูกค้าที่มีศักยภาพจากภูมิภาคอื่น ๆ ของโลก
นอกจากนี้ยังจำเป็นที่จะต้องประเมินสถานการณ์ของ บริษัท เองเพื่อไม่ให้เกิดความเสี่ยงมากกว่าที่จะครอบคลุมได้โดยคำนึงถึงสถานการณ์ของ บริษัท โดยรวม
ปัญหาอื่นอาจเป็นเนื้อหาของข้อความที่ออก: เป็นไปได้ว่าแม้ว่าการสื่อสารจะมีอยู่ แต่จะไม่ส่งหรือไม่เข้าใจเนื้อหาที่จะต้องส่ง เป็นไปได้ว่าจะมุ่งเน้นไปที่ด้านเสริมที่ค่อนข้างและ obviates เช่นการวางแนวหรือวัตถุประสงค์ที่โพสต์ที่กำหนดควรมี, หรือว่าพวกเขารับรู้ถึงความรู้ที่ไม่เคยมีมาก่อน .
4. การแยกและขาดการสื่อสาร
สุดท้ายอาจเป็นปัญหาที่สำคัญที่สุดที่สามารถอนุมานได้จากสิ่งที่กล่าวมาก่อนหน้านี้คือความเป็นไปได้ที่ไม่มีการสื่อสารที่แท้จริง
ตัวอย่างที่ชัดเจนก็คือการใช้การสื่อสารแบบโมโนพิวดิตี้อย่างต่อเนื่องซึ่งอาจทำให้เกิดสถานการณ์ซบเซาและขาดความเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรเอง โชคดีที่วันนี้มีการใช้อย่างน้อยเพราะมีประสิทธิภาพและมีประโยชน์น้อยที่สุด
นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ ว่าตำแหน่งต่างๆไม่ได้มีกลไกเพียงพอที่จะติดต่อได้ แม้ว่าจะมีความคิดเห็นของพวกเขาที่จะได้ยินมีความเป็นไปได้น้อยลงสำหรับข้อเสนอแนะหรือแม้แต่ส่วนต่างๆของ บริษัท ไม่ได้มีการติดต่อกับแต่ละอื่น ๆ มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะกระตุ้นปฏิสัมพันธ์นี้ในทางที่ใช้งาน
บรรณานุกรมอ้างอิง:
- Andrade, Horacio (2005) การสื่อสารองค์กรภายใน: กระบวนการความมีระเบียบวินัยและเทคนิค สเปน: Gesbiblo, S. L.
- Brillouin, L. (2004) ทฤษฎีวิทยาศาสตร์และข้อมูล Mineola, NYY: Dover
